System wspomagający prowadzenie biura projektów

Obecnie coraz powszechniejszą metodą zarządzania inwestycjami w firmach niezależnie od branży, staje się zarządzanie poprzez projekty (ang. PMO - Project Management Office). Niezwykle ważnym elementem każdego projektu jest powołanie oraz zorganizowanie pracy biura projektu.

System UNIDOC Biuro Projektów może wesprzeć przygotowanie, gromadzenie i automatyczny obieg pełnej dokumentacji związanej z planowanym lub prowadzonym projektem w oparciu o zdefiniowane w systemie szablony dokumentów:
  • karta projektu (inicjatywy projektowej) z określenie kluczowym miar sukcesu (KPI's)
  • harmonogram rzeczowo-finansowy,
  • struktura organizacyjna projektu,
  • specyfikacja produktów (efektów) projektu,
  • harmonogram zadań i przypisanych zasobów,
  • karta oceny ryzyk (rejestr ryzyk),
  • mapa wpływu poszczególnych interesariuszy na projekt,
  • plan komunikacji i raportowania postępu prac,
  • wniosek o zmianę,
  • notatka ze spotkania,
  • protokół z posiedzenia komitetu sterującego,
  • raporty okresowe (tygodniowe, miesięczne),
  • protokół zdawczo-odbiorczy,

Zdefiniowanie szablonów powyższych dokumentów oraz ścieżek ich obiegu zgodnie z przyjętym dla danego projektu regulaminem prac komitetu sterującego, automatyzuje przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami i interesariuszami projektu, co stanowi jeden z kluczowych czynników związanych z dotrzymaniem terminu realizacji prac przy zachowaniu harmonogramu, budżetu, określonych zasobów i przede wszystkim właściwej jakości projektu.

Każdy proces (dokument) może mieć zdefiniowany indywidualny schemat - własną ścieżkę obiegu. Dla procesu zarządzania ryzykiem, w pierwszym kroku członkowie zespołu projektowego aktualizują zidentyfikowane ryzyka bądź identyfikują nowe przy użyciu szablonu dokumentu rejestr ryzyk w systemie UNIDOC. Równolegle kierownik projektu podejmuje decyzję o wykreśleniu nieaktualnego ryzyka z rejestru ryzyk. Wszystkie zmiany są zapisywane w kolejnej wersji dokumentu rejestr ryzyk i logu tej sprawy.

Z kolei w przypadku procesu zarządzania zmianą, kierownik projektu wypełnia w systemie szablon dokumentu wniosku o zmianę i przekazuje do akceptacji osobom uprawnionym do akceptacji (np. komitetu sterującego). Po zaakceptowaniu wniosku o zmianę dokument automatycznie zostaje zapisany w archiwum systemu UNIDOC oraz zostanie wydane polecenie do kierownika projektu o aktualizację wszystkich, związanych wprowadzoną zmianą, planów projektowych(struktury organizacyjnej, specyfikacji produktów/efektów prac, harmonogramów, budżetu, rejestru ryzyk, planu komunikacji).

Dodatkowo przyjazny interfejs użytkownika czyni, że czas na wdrożenie się nowego członka zespołu projektowego jest bardzo krótki i nie wymagający specjalistycznych szkoleń.

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50