System obsługi nieruchomości

UNIDOC Nieruchomości to rozwiązanie dedykowane dla zarządców nieruchomości (spółdzielni mieszkaniowych, administracji domów mieszkalnych, towarzystw budownictwa społecznego, administratorów wspólnot mieszkaniowych, firm zarządzających powierzchnią mieszkaniową) obejmujące budynki, lokalne, inne obiekty użytkowe i sprawy z nimi związane.

System zapewnia obsługę wszystkich spraw prowadzonych przez zarządcę nieruchomości, monitorowanie całego przebiegu sprawy, od momentu zgłoszenia (wpłynięcia pisma), aż do czasu jej zakończenia. Umożliwia rejestrację reklamacji oraz zgłoszeń lokatorów o usterkach i awariach

Kartoteki budynków i lokali

Zawiera kartoteki budynków i lokali, do których istnieje możliwość przypisania zleconych czynności lub zadań. Kartoteki budynków i lokali przechowują informację w postaci kart o cechach danego obiektu (rzuty i rysunki techniczne, przypisanie lokalu do określonego budynku) oraz właścicielach lub najemcach (np. kontach księgowych lokatora) i związanymi z nimi dokumentami jak:
  • umowy o najem,
  • protokoły przekazania lokalu,
  • karty gwarancyjne na zainstalowane w lokalu urządzenia,
  • umowy dodatkowe (np. na ulepszenie lokalu),
  • aneksy do umowy (zmiana lokatora lub jego danych). 

Zawieranie umów o najem lokali

System zapewnia obsługę procesu zawierania umów na najem lokali, z uwzględnieniem specyfiki zarządcy nieruchomości, w przypadku gdy jest to organizacja Towarzystwo Budownictwa Społecznego (TBS) (np. konieczność uzyskania zgody urzędu miasta przed zawarciem umowy o najem z lokatorem).

Obsługa zgłoszeń gwarancyjnych

Usterki podlegające gwarancji mogą być zgłaszane przez lokatorów ustnie (telefon, wizyta), pocztą elektroniczną lub pisemnie (wizyta), które są przyjmowane i rejestrowane przez pracowników administracji. Następnie pracownik administracji zleca konserwatorowi weryfikację usterki i rejestruje w systemie otrzymaną od niego opinię, czy zgłoszona przez lokatora usterka rzeczywiście podlega gwarancji. Jeżeli nie, informuje o tym lokatora i zamyka sprawę. Jeżeli podlega, pracownik administracji przygotowuje i wysyła pismo do wykonawcy (może skorzystać z gotowego szablonu, co znacząco przyspiesza cały proces). Wykonawca w odpowiedzi określa przybliżony termin oraz sposób usunięcia usterki i kontaktuje się w tej sprawie z lokatorem. Na tym etapie możliwe jest wstrzymanie wykonawcy i zasięgnięcie opinii np. pracownika działu inwestycji zarządcy nieruchomości o sposobie usunięcia usterki. Po usunięciu usterki wykonawca przysyła informację o tym fakcie, a jeżeli nie zrobi tego w określonym terminie, wówczas system automatycznie powiadomi pracownika administracji o konieczności podjęcia interwencji.

Usuwanie awarii

Zgłoszenia awarii mogą dotyczyć zarówno lokalu (zgłaszane przez lokatorów) jak też budynku (zgłaszane przez lokatorów, konserwatorów, sprzątaczki). Rejestracją zgłoszenia w systemie zajmuje się pracownik administracji a przyjmowaniem zgłoszenia zarówno pracownik administracji oraz konserwator (zależnie od godzin w jakim dokonano zgłoszenia). System przechowuje ustaloną listę wykonawców usuwających awarie.

Sprawa typu awaria może być przypisana zarówno do lokalu jak i budynku.

Zawieranie umów na ulepszenia

System umożliwia wprowadzanie wszelkich istotnych zmian w lokalu (ulepszenia), które najemca może przeprowadzić za uprzednią zgodną zarządcy nieruchomości, w przypadku gdy nie posiada prawa własności do lokalu (np. za zgodą TBS).

W takim przypadku najemca składa wniosek. Następnie pracownik administracji przyjmuje wniosek, rejestruje w systemie i podejmuje decyzję albo prosi o opinię pracownika działu inwestycji. Jeżeli  opinia jest pozytywna, to przygotowuje notę i odpowiednią umowę do zarządu (może przy tym posłużyć się gotowymi szablonami dokumentów dostępnych w systemie). Po uzyskaniu zgody wszystkich członków zarządu, pracownik administracji wysyła decyzję i umowę najemcy, która jest automatycznie rejestrowana w systemie. Po podpisaniu umowy przez najemcę, oraz otrzymanej informacji zwrotnej, że ulepszenie zostało wykonane, pracownik administracji przekazuje sprawę do konserwatora, w celu przeprowadzenia wizji lokalnej i następnie zamyka sprawę, przy braku uwag ze strony konserwatora.

Przeglądy budynków

Każdy budynek posiada obszerną dokumentację, która może zostać wprowadzona do systemu w postaci skanów. Oprócz dokumentacji powstałej podczas budowy i bezpośrednio po jej zakończeniu, do kartoteki może być dołączana kolejna dokumentacja np. modernizacje, remonty, obowiązkowe przeglądy ze wskazaniem dat planowanych przeglądów. Dzięki temu pracownicy i przełożeni mają pełną kontrolę nad dotrzymaniem terminów wymaganych przeglądów wraz z przypisaniem osób odpowiedzialnych za ich wykonanie (np. pracownik działu inwestycji).

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50