System obiegu korespondencji

UNIDOC Korespondencja to rozwiązanie, na którym pracują wszyscy zatrudnieni pracownicy (zwykle posiadający imienny adres email), którzy mogą być potencjalnym odbiorcą lub uczestnikiem sprawy zawartej w piśmie.

W pierwszym kroku pracownicy kancelarii (system dopuszcza wielu pracowników oraz wiele kancelarii) mogą zarejestrować w księdze wejścia każdą korespondencję przychodzącą w postaci elektronicznej z faksu lub skanera i dodatkowo opisać ją formularzem. Korespondencję przychodzącą będzie można posegregować według typu (np. zwykła korespondencja, korespondencja zarządu, faktura przychodząca itp.) a następnie puścić w obieg po firmie, według jednej ze ścieżek obiegu zaprojektowanej dla danego typu korespondencji. Na przykład proces ten może obejmować w pierwszej kolejności dekretację na któregoś z członków zarządu, który następnie dekretuje na kierownika jednostki, który na koniec zleca napisanie odpowiedzi jednemu ze swoich podwładnych.

Każda korespondencja wychodząca może powstać z uprzednio przygotowanego szablonu bezpośrednio w systemie UNIDOC. Pracownik tworzący pismo wychodzące, generuje nowy dokument w systemie i wypełnia w formularzu informacje dotyczące go (np. do jakiego kontrahenta ma być wysłane, na jaki adres, kto powinien podpisać dokument przed wysłaniem). Po stworzeniu dokumentu będzie mógł uruchomić ścieżkę obiegu korespondencji wychodzącej, obejmującej np. kilka poziomów akceptacji pisma - przez kierownika i przez dyrektora oddziału - z których każdy będzie mógł zaakceptować pismo lub odesłać z powrotem do poprawki. Po zakończeniu procesu akceptacji pracownik kancelarii otrzyma informację o konieczności wydrukowania i wysłania dokumentu, po czym dokument otrzyma kolejny numer i trafi do księgi wyjścia.

Prowadzona w systemie UNIDOC księga wejścia i wyjścia to nie tylko martwa lista kolejnych zapisów. Pod każdą pozycją w księdze znajduje się link prowadzący do danej korespondencji, dzięki któremu istnieje możliwość podejrzenia oryginalnego dokumentu w postaci skanu, a także przejrzenia jej historii - np. jaka była ścieżka obiegu dokumentu, lub kto miał do niego bezpośredni dostęp. Istnieje także możliwość zaawansowanego wyszukiwania w księgach korespondencji - np. według kontrahenta lub daty.

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50