System obiegu faktur i zamówień

UNIDOC Faktury i Zamówienia to rozwiązanie służące do wspierania procesów zakupowych. Obejmuje obsługę zapotrzebowań, wniosków zakupowych, realizację umów, pojedynczych zamówień, obieg faktur kosztowych. 

Zamówienia

System może obsługiwać dowolnie definiowalną liczbę zespołów wykonawczych odpowiedzialnych za poszczególne zakupy w ramach określonych grup asortymentowych np.:
  • książki, czasopisma, delegacje (rezerwacje noclegów i zakup biletów) odpowiadają sekretariaty poszczególnych działów lub jednostek organizacyjnych
  • sprzęt komputerowy i materiały biurowe – dział logistyki
  • flota samochodowa, telefony komórkowe – dział administracji,
  • specjalistyczne usługi zewnętrzne np. konsultacje podatkowe – dział finansowy, itd.

Realizacja zakupu odbywa się od zarejestrowania zgłoszonego zapotrzebowania w systemie oraz uzyskania akceptacji poziomu kosztów przez osoby uprawnione (określone np. na podstawie wewnętrznych regulaminów). Na etapie akceptacji zamówienia następuje weryfikacja zgodności zamówienia z zatwierdzonym przez kierownictwo firmy budżetem.

Rozwiązanie umożliwia również ewidencję umów stałych np. leasingowych, serwisowych, opieki informatycznej, ich bieżące rozliczanie oraz kontrolę przez zespoły wykonawcze lub wytypowanych pracowników, nadzorujących ich wykonanie.

Akceptacja faktur kosztowych

Akceptacji faktur wystawionych przez dostawców towarów lub wykonawców usług zamówionych przez członków zespołu asortymentowego dokonują pracownicy tych zespołów, które były odpowiedzialne za realizację zakupu, lub inne osoby uprzednio wskazane w zamówieniu.

Faktury dotyczące usług stałych (np. leasing, umowy ubezpieczenia, umowy dzierżawy, itp.) zatwierdzane są przez osoby wskazane przez szczebel kierowniczy, odpowiedzialny za daną grupę asortymentową.

Przed dokonaniem akceptacji faktury, osoby odpowiedzialne za akceptację zobowiązane są do weryfikacji danych zawartych na fakturze ze złożonym wcześniej zamówieniem lub zawartą umową. Do każdej akceptowanej faktury zakupowej powinno być uprzednio zarejestrowane i zaakceptowane zamówienie, związane z daną fakturą. Osoby akceptujące faktury dokonują wyboru właściwego zamówienia w celu powiązania go z otrzymaną fakturą kosztową. Możliwa jest również obsługa przypadku gdy kwota na fakturze przekroczyła wartość z zamówienia. Wówczas następuje korekta wartości zamówienia zgodnie otrzymaną fakturą i przekazanie zamówienia do ponownej akceptacji wraz z informacją o powodach dokonania zakupu po zawyżonej cenie.

Rozszerzenia

System Zamówienia i Faktury może być dodatkowo uzupełniony o funkcje tworzenia i gromadzenia dokumentacji przetargowej (specyfikacji istotnych warunków zamówienia, protokołów komisji przetargowej, itp.), zgodnie z obowiązującymi regulaminami wewnętrznymi dotyczącymi zasad dokonywania zakupów oraz zasadami dokonywania czynności prawnych, w tym w oparciu o ustawę prawo zamówień publicznych (dotyczy wszystkich podmiotów i jednostek budżetowych podlegających ustawie pzp).

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50