Obsługa kancelarii

Kancelaria w systemie  UNIDOC to miejsce obsługi wszystkich dokumentów napływających do firmy i wychodzących z niej. Każdy dokument przychodzący może być automatycznie pobrany z urządzenia skanującego, sklasyfikowany przez pracowników kancelarii, a następnie puszczony w obieg po firmie w postaci elektronicznej. Również korespondencja wychodząca redagowana przez pracowników firmy trafia w formie elektronicznej do kancelarii, gdzie jej pracownicy zajmują się drukiem i wysyłką.  System prowadzi ponadto księgę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zapewniając przy tym chronologiczne i spójne numerowanie korespondencji.

Dzięki kancelarii można wydzielić osobne stanowisko lub dział zajmujący się obsługą korespondencji, który digitalizuje korespondencję przychodzącą i zajmuje się drukiem oraz wysyłką korespondencji wychodzącej. Reszta firmy pracuje na elektronicznych wersjach dokumentów.

System  UNIDOC obsługuje wiele kancelarii w obrębie jednej firmy. Oznacza to możliwość prowadzenia oddzielnych ksiąg korespondencji i oddzielnej rejestracji dokumentów np. dla różnych oddziałów firmy. W takim przypadku dokumenty w różnych oddziałach mogą być obsługiwane przez różne kancelarie, ale węwnętrzny obieg dokumentów obejmie całą organizację. Dzięki temu nie ma potrzeby wysyłania dokumentów w postaci papierowej pomiędzy oddziałami i istnieje możliwość tworzenia ścieżek obiegu pism obejmujących pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach.

Dokumenty napływające do firmy są skanowane w kancelarii a następnie automatycznie trafiają do systemu
Dokumenty napływające do firmy są skanowane w kancelarii a następnie automatycznie trafiają do systemu
Pracownicy bezpośrednio w systemie tworzą również dokumenty wychodzące, które później kancelaria hurtowo rozsyła do adresatów
Pracownicy bezpośrednio w systemie tworzą również dokumenty wychodzące, które później kancelaria hurtowo rozsyła do adresatów
  Księga korespondencji umożliwia szybkie dotarcie do sprawy a zarazem do oryginalnego pliku z treścią dokumentu
Księga korespondencji umożliwia szybkie dotarcie do sprawy a zarazem do oryginalnego pliku z treścią dokumentu
 
UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50