Unidoc - pełna lista funkcjonalności

Elastyczna konfiguracja

  • Możliwość tworzenia dowolnie złożonej struktury organizacyjnej firmy.
  • Elastyczny i w pełni konfigurowalny system zarządzania uprawnieniami.
  • Tworzenie nowych modułów odbywa się wyłącznie poprzez konfigurację systemu za pomocą graficznego interfejsu, bez potrzeby ingerencji w kod źródłowy systemu.
  • Możliwość łatwego osadzenia i zarządzania dowolnym rodzajem informacji w systemie (np. Reklamacje, Oferty, Wnioski urlopowe, itd.).
  • Możliwość definiowania własnych formularzy dla spraw i dokumentów.
  • Możliwość oprogramowania formularzy za pomocą wbudowanego języka skryptowego.
  • Możliwość łatwego definiowania własnych widoków systemu prezentujących istotne operacyjnie informacje (np. Moje otwarte reklamacje).
  • Definiowanie listy stanów (statusów) w których może znajdować się sprawa lub dokument i zarządzanie cyklem życia za pomocą stanów.

Repozytorium spraw

  • Łatwe tworzenie nowych spraw – ad-hoc, z dokumentu skanowanego, z emaila.
  • Łatwe załączanie istniejących dokumentów i emaili do spraw.
  • Łatwe wyszukiwaniu spraw w bazie danych – na podstawie filtra atrybutów lub wyszukiwanie pełnotekstowe (rejestr spraw).
  • Zarządzanie cyklem życia sprawy poprzez zmianę wcześniej zdefiniowanych stanów (statusów) dla spraw.
  • Chronologiczna historia wszystkich działań w spraw.
  • Możliwość tworzenia zbiorczych widoków prezentujących listę istotnych spraw, na podstawie atrybutów sprawy (np. według statusu).
  • Przydział osoby i jednostki odpowiedzialnej do sprawy.
  • Możliwość ręcznego przekazywania spraw pomiędzy osoba i jednostkami organizacyjnymi.
  • Obieg proceduralny spraw na podstawie wcześniej zdefiniowanych procedur (moduł workflow).

Baza kontrahentów

  • Tworzenie dowolnych rodzajów kontrahentów w systemie (np. Klient, Partner, Dostawca).
  • Możliwość definiowania dowolnych formularzy związanych z konkretnymi rodzajami kontrahentów.
  • Łatwe wyszukiwaniu kontrahentów w bazie danych – na podstawie filtra atrybutów lub wyszukiwanie pełnotekstowe.
  • Zarządzanie statusami kontrahentów.
  • Historia działań, spraw i dokumentów związanych z kontrahentami.
  • Możliwość integracji bazy kontrahentów z systemami zewnętrznymi (również jako baza typu „master”).

Repozytorium dokumentów

  • Przechowywanie wszystkich dokumentów firmy w dowolnych formatach w wewnętrznym repozytorium systemu.
  • Możliwość definiowania szczegółowych uprawnień oddzielnie dla każdego dokumentu.
  • Kontrola dostępu do dokumentów (kto i kiedy edytował dokumentów, kto i kiedy przeglądał).
  • Możliwość załączania plików do spraw jak i ich organizacji w udostępnianych folderach.
  • Wersjonowanie wszystkich plików w repozytorium i łatwy dostęp do wszystkich wcześniejszych wersji dokumentu.
  • Tworzenie dokumentów bezpośrednio w systemie bez potrzeby generowania pośrednich kopii na pulpitach klientów.
  • Możliwość edycji dokumentów w pakiecie biurowym bezpośrednio po kliknięciu linka do dokumentu w systemie.
  • Indeksowanie pełnotekstowe i wyszukiwanie dokumentów po treści.
  • Zintegrowany moduł OCR.

Szablony dokumentów

  • Możliwość definiowania dowolnych szablonów w bazie szablonów.
  • Każdy szablon to dowolnie sformatowany dokument Office, co zapewnia szczegółową kontrolę nad jego budową i wyglądem.
  • Automatycznie tworzenie dokumentów z szablonów bezpośrednio w systemie, a następnie ich edycja.
  • Możliwość automatycznego generowania danych w dokumentach bezpośrednio z formularzy (np. automatyczne wstawienie danych kontrahenta w nowo tworzonej z szablonu korespondencji).
  • Możliwość tworzenia dowolnych szablonów wydruków dla spraw i dokumentów (np. formularz wniosku urlopowego).
  • Możliwość definiowania dowolnych szablonów wydruków dla list (np. tabelaryczne zestawienie miesięcznych statusów realizacji reklamacji).

Rejestracja i obieg korespondencji

  • Jeden punkt obsługi wychodzących i przychodzących dokumentów papierowych – Kancelaria.
  • Możliwość definiowania wielu Kancelarii w obrębie organizacji.
  • Chronologiczne numerowanie korespondencji zgodnie z zadanym schematem numeracji.
  • Automatyczne pobieranie dokumentów z urządzenia skanującego i bezpośrednie tworzenie z nich korespondencji.
  • Automatycznie pobieranie dokumentów z jednej lub wielu skrzynek email (POP3) i bezpośrednie tworzenie z nich korespondencji.
  • Ręczny obieg korespondencji: dekretacja na osobę lub jednostkę organizacyjną.
  • Obieg proceduralny korespondencji na podstawie wcześniej zdefiniowanych procedur (moduł workflow).
  • Przekazywanie korespondencji wychodzącej do kancelarii celem jej wysłania.
  • Bezpośredni wydruk korespondencji wychodzącej w kancelarii.
  • Zbiorcze generowanie wydruków list korespondencji przychodzącej i wychodzącej według zdefiniowanych szablonów (np. wydruk kopert, wydruk księgi nadawczej poczty polskiej).
  • Prowadzenie księgi wejścia i wyjścia.
  • Powiązanie korespondencji z kontrahentami z bazy kontrahentów.
  • Łatwe wyszukiwaniu korespondencji w bazie danych – na podstawie filtra atrybutów lub wyszukiwanie pełnotekstowe.

Moduł zadań

  • Jedna wspólna lista zadań na której pracuje każdy z użytkowników.
  • Możliwość zlecanie zadań podwładnym w obrębie spraw i dokumentów oraz zadań ad-hoc.
  • Określanie i kontrola terminów realizacji zadania.
  • Kontrola wykonania zadania – weryfikacja zadań zleconych, powiadomienia o zakończeniu wykonywania zadania.
  • Możliwość przekładania zadań na inne terminy.
  • Możliwość anulowania, odrzucenia i przekazania zadania innemu pracownikowi.
  • Możliwość rozdzielenia zadania na zadania składowane i delegacja poszczególnych zadań składowych do różnych pracowników.
  • Chronologiczna historia wykonywanych zadań zadań związanych ze sprawami i dokumentami.
  • Możliwość mierzenia wydajności poszczególnych pracowników.

Moduł wiadomości

  • Możliwość wysyłania wiadomości do poszczególnych użytkowników i grup użytkowników.
  • Odpowiedzi na wiadomości.
  • Przekazywanie wiadomości do innych użytkowników.
  • Przeglądanie historii dyskusji w postaci drzewa wątku.
  • Kontrola uprawnień i widoczności poszczególnych wiadomości.
  • Możliwość wysyłania wiadomości związanych ze sprawami, dokumentami i kontrahentami.
  • Powiadomienia mailowe o nowych wiadomościach.

Nieobecności

  • Definiowanie terminów nieobecności pracownika.
  • Definiowanie przyczyny nieobecności (np. urlop wypoczynkowy, choroba).
  • Wybór osoby zastępującej pracownika na czas nieobecności.
  • Informacja za pomocą alertów na temat zlecania działań do osób nieobecnych.
  • Automatyczne podpowiadanie osób zastępujących w miejsce osób nieobecnych.

Zarządzanie podwładnymi

  • Podgląd aktualnie wykonywanych zadań podwładnych przez przełożonych .
  • Podgląd historii zamkniętych zadań podwładnych przez przełożonych z możliwością filtrowania, wyszukiwania i mierzenia wydajności poszczególnych pracowników.
  • Wgląd we wszystkie aktualne działania podwładnych – ostatnie działania, otwarte sprawy i dokumenty nad którymi pracuje.

Historia i śledzenie działań

  • Wszystkie działania w obrębie danej sprawy lub dokumentu są odkładane w historii działań (np. zmiana formularza, zmiana stanu, dodanie nowego załącznika).
  • Łatwy dostęp do historii działań po wejściu w daną sprawę lub dokument.
  • Możliwość dodawania notatek i komentarzy.
  • Możliwość obserwacji dokumentów i spraw. Użytkownik jest informowany wówczas o wszystkich zdarzeniach związanych ze sprawą lub dokumentem.

Automatyczne przypomnienia

  • Możliwość tworzenia przypomnień związanych ze sprawami i dokumentami.
  • Przypomnienia jednorazowe i cykliczne.
  • Przypomnienia związane z datami (np. upływa termin ważności umowy).
  • Automatyczne tworzenie przypomnień dla określonych typów spraw i dokumentów.
  • Przypomnienia zlecające zadania użytkownikom oraz wysyłające powiadomienia email.

Integracja email

  • Łatwa możliwość wysłania emaili do kontrahentów z systemu.
  • Możliwość załączania aktualnych wersji dokumentów do wysyłanych emaili bezpośrednio z systemu.
  • Łatwa możliwość przesyłania emaila do systemu ze skrzyni pracownika. System odbiera email, który może zostać załączony do istniejących spraw.
  • Informacja i załączniki przychodzące i wychodzące emaili są automatycznie załączane do powiązanych spraw.
  • Powiadomienia mailowe o nowych zadaniach wraz z możliwości bezpośredniego wykonywania akcji (np. zamknij zadanie, przejdź do powiązanej sprawy) za pomocą linków umieszczonych w emailach.
  • Powiadomienia mailowe o zakończeniu wykonywania zadań zleconych.
  • Powiadomienia mailowe o zmianach i działaniach w obserwowanych dokumentach i sprawach.
  • Możliwość integracji systemu faxowego fax2mail (odbiór i wysyłanie faksów bezpośrednio z systemu).

Moduł workflow / BPM

  • Możliwość definiowania procedur firmowych w postaci diagramów procesów za pomocą graficznego narzędzia.
  • Diagramy procedur firmowych mogą być osadzane w systemie i automatycznie przez niego wykonywane.
  • Łatwe zmiany w istniejących procedurach i automatyczna aktualizacja zachowania systemu bez potrzeby informowania wszystkich o zmianach.
  • Możliwość wiązania określonych procedur z konkretnymi rodzajami spraw i dokumentów.
  • Szybkie uruchamianie wykonywania procedury w obrębie sprawy lub dokumentu.
  • Integracja zadań związanych z wykonywaniem procedur firmowych ze wspólną listą zadań (moduł zadań).
  • Chronologiczna historia wykonywania procedur prezentująca czas realizacji kroku, osobę wykonującą krok oraz jej komentarze.
  • Możliwość śledzenia etapów wykonywania procedur i powiadomień o wykonywaniu kolejnych kroków.
UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50