Unidoc - przepływ pracy i elektroniczny obieg dokumentów

UNIDOC służy do zarządzania procesami biznesowymi, czyli wszystkimi działaniami przedsiębiorstwa lub instytucji. Automatyzuje codzienne czynności na stanowiskach pracy takie, jak np.: autoryzacja zamówień, obieg faktur kosztowych, obieg wniosków urlopowych, obsługa biura, sekretariatu, kancelarii (np. w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej). W ten sposób zapewnia niskokosztowy obieg dokumentów w formie elektronicznej i eliminuje konieczność nadmiarowego kopiowania, kserowania czy drukowania pism w celu przekazania ich równolegle do kilku czy kilkunastu działów firmy lub osób.

Dzięki innowacyjnemu interfejsowi użytkownika, który charakteryzuje przejrzystość i prostota obsługi, zwiększa się wygoda pracy pracowników biura czy sekretariatu, eliminując przy tym ryzyko niedostarczenia na czas ważnego dokumentu do właściwej osoby lub działu lub zagubienia dokumentu w trakcie wewnętrznego obiegu w firmie.

System umożliwia zaprojektowanie procedur firmowych w formie diagramów przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie. Dzięki temu istnieje możliwość  automatycznego obiegu dokumentów i spraw i automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja odbywa się poprzez listy zadań - pracownicy w odpowiedniej kolejności otrzymują zadania zgodnie z ustaloną ścieżką obiegu i na bieżąco podejmują decyzję o dalszych krokach procedury.

Stanowi to dużą wartość dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO. Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.

Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy system informatyczny dba o to, aby dokument trafiał kolejno do poszczególnych osób na ścieżce obiegu.

Procesy projektowane są w systemie w formie diagramów. Tak może wyglądać prosty proces obsługi korespondencji przychodzącej

Po uruchomieniu procesu system przydziela zadania zgodnie ze diagramem a pracownik decyduje jaki będzie kolejny krok

W momencie kończenia zadania procesowego istnieje możliwość pozostawiania komentarza, który odkłada się w historii procesu

System umożliwia automatyczne oraz ręczne sterowanie procesem (poprzez ręczny wybór osoby do wykonania kolejnego kroku)