Unidoc - przepływ pracy i elektroniczny obieg dokumentów

UNIDOC służy do zarządzania procesami biznesowymi, czyli wszystkimi działaniami przedsiębiorstwa lub instytucji. Automatyzuje codzienne czynności na stanowiskach pracy takie, jak np.: autoryzacja zamówień, obieg faktur kosztowych, obieg wniosków urlopowych, obsługa biura, sekretariatu, kancelarii (np. w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej). W ten sposób zapewnia niskokosztowy obieg dokumentów w formie elektronicznej i eliminuje konieczność nadmiarowego kopiowania, kserowania czy drukowania pism w celu przekazania ich równolegle do kilku czy kilkunastu działów firmy lub osób.

Dzięki innowacyjnemu interfejsowi użytkownika, który charakteryzuje przejrzystość i prostota obsługi, zwiększa się wygoda pracy pracowników biura czy sekretariatu, eliminując przy tym ryzyko niedostarczenia na czas ważnego dokumentu do właściwej osoby lub działu lub zagubienia dokumentu w trakcie wewnętrznego obiegu w firmie.

System umożliwia zaprojektowanie procedur firmowych w formie diagramów przepływu pracy (workflow), które następnie są uruchamiane w systemie. Dzięki temu istnieje możliwość  automatycznego obiegu dokumentów i spraw i automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja odbywa się poprzez listy zadań - pracownicy w odpowiedniej kolejności otrzymują zadania zgodnie z ustaloną ścieżką obiegu i na bieżąco podejmują decyzję o dalszych krokach procedury.

Stanowi to dużą wartość dodaną dla firm, w których obsługa tych samych spraw odbywa się zawsze według takiego samego schematu - na przykład firm z certyfikatem jakości ISO. Automatyzacja procesu pozwala na znaczne przyspieszenie czasu załatwiania sprawy w firmie oraz uniknięcie wielu błędów ludzkich. W ten sposób przyczynia się do zmniejszenia kosztu obsługi pojedynczego zgłoszenia, a zarazem do poprawienia jakości obsługi klienta.

Zwolnienie pracowników z konieczności ręcznej obsługi procesu stwarza im możliwość skupienia się na kreatywnych zadaniach, podczas gdy system informatyczny dba o to, aby dokument trafiał kolejno do poszczególnych osób na ścieżce obiegu.

Procesy projektowane są w systemie w formie diagramów. Tak może wyglądać prosty proces obsługi korespondencji przychodzącej
Procesy projektowane są w systemie w formie diagramów. Tak może wyglądać prosty proces obsługi korespondencji przychodzącej
Po uruchomieniu procesu system przydziela zadania zgodnie ze diagramem a pracownik decyduje jaki będzie kolejny krok
Po uruchomieniu procesu system przydziela zadania zgodnie ze diagramem a pracownik decyduje jaki będzie kolejny krok
W momencie kończenia zadania procesowego istnieje możliwość pozostawiania komentarza, który odkłada się w historii procesu
W momencie kończenia zadania procesowego istnieje możliwość pozostawiania komentarza, który odkłada się w historii procesu
System umożliwia automatyczne oraz ręczne sterowanie procesem (poprzez ręczny wybór osoby do wykonania kolejnego kroku)
System umożliwia automatyczne oraz ręczne sterowanie procesem (poprzez ręczny wybór osoby do wykonania kolejnego kroku)
UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50