Unidoc vs Repozytorium plików

Na rynku systemów ECM istnieje pula gotowych rozwiązań (komercyjnych i open-source), które oparte są głównie o koncepcję repozytorium plików. Aplikacje te cechuje nacisk na zarządzanie informacją w postaci Plików i Katalogów. Udostępniają one interfejsy do tworzenia nowych Katalogów oraz operacjach na Plikach wewnątrz tych katalogów. Typowe cechy takich systemów to:

  1. Możliwość tworzenia Katalogów (bądź Workspaces) i zarządzania nimi (np. udostępnianie katalogu wybranym użytkownikom).
  2. System uprawnień – nadawanie/odbieranie uprawnień do pliku/katalogu.
  3. Przechowywanie plików – np. ładowanie/pobieranie plików do/z katalogów.
  4. Wersjonowanie plików – przechowywanie i możliwość odtworzenia dowolnej wersji pliku.
  5. Metadane pliku – możliwość dodawania metadanych do pliku (np. autor, rodzaj zawartości).
  6. Integracja z systemami Office – np. możliwość otwierania dokumentów prosto w edytorze tesktu (np. poprzez plugin OpenKM lub protokół sharepoint).
  7. Zewnętrzny dostęp do zawartości repozytorium – np. poprzez protokoły WebDAV, FTP.
  8. Indeksowanie pełnotekstowe treści i możliwość wyszukiwania plików po ich treści.
  9. Zintegrowane moduły OCR.
  10. Czasem zintegrowany (lub tylko opcjonalnie) silnik BPM.

Problemy związane z takim podejściem

Te często dobrze przemyślane i dobrze spełniające funkcję repozytorium aplikacje sprawiają często problemy w użytkowaniu dla użytkowników biznesowych. Ich konstrukcja sprawia, że te doskonałe narzędzia dla informatyków niekoniecznie sprawdzają się jako systemy dla biznesu. Najczęstsze przyczyny problemów to:
  1. Interfejs z uwagi na udostępnianie często bardzo wielu opcji i funkcjonalności związanych z obsługą repozytorium jest często skomplikowany i zorientowany technicznie.
  2. Aplikacje nie wykorzystują języka i pojęć biznesowych związanych z danym klientem/branżą.
  3. Aplikacje udostępniają tylko „czyste” repozytorium bez wielu funkcji przydatnych w systemie wspólnej pracy biznesowej (groupware), jak np. zarządzanie zadaniami, przypomnienia, obsługa email.

Podejście Unidoc

Unidoc jest systemem który stara się rozwiązać powyższe problemy, poprzez udostępnienie warstwy biznesowej, zrozumiałej dla zwykłych użytkowników, przez co sam w sobie jest systemem znacznie bogatszym niż typowe repozytorium, a samo repozytorium jest tylko jednym z modułów Unidoc. Unidoc nie udostępnia użytkownikom interfejsu technicznego, ale interfejs biznesowy, operujący na pojęciach danej organizacji lub branży. Unidoc nie jest zatem zorientowany na pojęcia Plik i Katalog, ale na odzwierciedlenie rzeczywistej struktury informacji w firmie – czyli np. na pojęcia: Sprawa, Dokument, Korespondencja, Kontrahent, Umowa, Oferta...

Koncepcyjnie architektura Unidoc wygląda następująco:

 

 

Repozytorium

W obszarze repozytorium Unidoc udostępnia podobne funkcjonalności jak system zorientowany wyłącznie na obsługę repozytorium plików:

Funkcja  Unidoc Repozytorium plików
Katalogi i pliki  TAK   TAK
System uprawnień   TAK   TAK
Wersjonowanie plików   TAK   TAK
Metadane pliku   TAK   TAK
Integracja z systemami Office   TAK   TAK
Zewnętrzny dostęp do zawartości repozytorium   TAK   TAK
Indeksowanie pełnotekstowe   TAK   TAK
Zintegrowane moduły OCR   TAK  Opcjonalnie
Zintegrowany silnik BPM   TAK   Opcjonalnie

Moduły biznesowe

Warstwa repozytorium to w przypadku Unidoc dopiero moduł podstawowy. Korzystając z tego modułu Unidoc udostępnia biznesowy interfejs pracy na zawartości repozytorium, znacznie wykraczający ponad „czystą” funkcjonalność repozytorium plików. Są to przede wszystkim następujące cechy:

  1. Zorientowany jest na Sprawy i Dokumenty a nie na Pliki i Katalogi, co odzwierciedla rzeczywisty model informacji w organizacji.
  2. Posługuje się pojęciem Korespondencji i udostępnia funkcjonalność punktów obsługi korespondencji papierowej (Kancelarii).
  3. Posiada rozbudowany moduł Zadań i wpiera pracę grupową w oparciu o zunifikowaną listę zadań użytkownika. Umożliwia również możliwość kontroli działań podwładnych przez przełożonych.
  4. Moduł przypomnień umożliwia ręczne i automatyczne tworzenie przypomnień związanych ze sprawami i dokumentami.
  5. Umożliwia definiowanie statusów spraw i dokumentów oraz zarządzanie ich cyklem życia.
  6. Posiada zintegrowany moduł email, dzięki któremu można przesyłać pocztę elektroniczną prosto do systemu, a także wysyłać bezpośrednio z systemu.
  7. Posiada moduł powiadomień email o wszelkiego rodzaju zdarzeniach w systemie (np. nowe zadanie, zakończono zlecone zadanie).
  8. Odkłada i umożliwia wgląd w historię działań użytkowników związanych z każdym obiektem biznesowym.
  9. Umożliwia obserwację obiektów i udostępnia powiadomienia o zmianach w obserwowanych obiektach.
  10. Umożliwia obsługę nieobecności i zastępstw.
  11. Umożliwia ręczny obieg dokumentów i spraw poprzez przekazywanie do osoby lub działu.
  12. Posiada zintegrowany moduł workflow/BPM, który jest częścią interfejsu Unidoc (integracja ze zunifikowaną listą zadań), a nie oddzielną aplikacją.
  13. Umożliwia tworzenie szablonów dowolnych dokumentów i automatyczne generowanie dokumentów z szablonu z dynamicznym wypełnianiem pól w dokumentach (np. dane kontrahenta, data, numery).
  14. Posiada intuicyjny interfejs zorientowany biznesowo i wykorzystujący pojęcia funkcjonujące w danej organizacji.
  15. Posiada możliwość budowania złożonych drzew struktury organizacyjnej, zależności służbowych oraz schematów uprawnień dostępu do dokumentów i spraw służbowych, zgodnie z rzeczywistymi zależnościami w organizacji.

Warstwa klienta

Wszystkie powyższe funkcje biznesowe stanowią stałą warstwę funkcjonalności, dostępną w każdym wdrożeniu Unidoc. Jednak prawdziwa siła systemu tkwi w możliwości definiowania własnej warstwy biznesowej klienta, dedykowanej dla konkretnej organizacji lub branży. Dzięki temu można łatwo dostosować aplikację tak, aby 1:1 odzwierciedlała strukturę informacji w danej firmie.

We wcześniejszym opisie posługiwano się pojęciem Obiektu Biznesowego. Obiekt jest podstawowym pojęciem Unidoc. Unidoc udostępnia warstwę obiektów biznesowych, na których pracują użytkownicy. W podstawowej wersji są to następujące rodzaje obiektów, które występują w każdej organizacji: Dokument, Korespondencja, Sprawa i Kontrahent. W Unidoc zatem użytkownik nie pracuje w oparciu o Pliki i Katalogi, lecz w oparciu o Sprawy, Dokumenty i Kontrahentów – tak, jak w rzeczywistości.

Unidoc udostępnia i umożliwia tworzenie własnych obiektów biznesowych, dzięki czemu można szybko zdefiniować strukturę informacji w danej konkretnej organizacji: np.:

  • Oferty i Zapytania dla działu handlowego,
  • Zapotrzebowania, Zamówienia i Faktury kosztowe dla systemu zarządzania procesami zakupowymi,
  • Umowy w celu zarządzania bazą umów,
  • Zasoby i Rezerwacje w celu realizacji funkcji rezerwacji zasobów,
  • Wnioski urlopowe w celu realizacji funkcji akceptacji i weryfikacji urlopów,
  • Przetargi w celu realizacji funkcji zarządzania przetargami,
  • Reklamacje, Zgłoszenia BOK w celu realizacji funkcji zarządzania zgłoszeniami reklamacyjnymi,
  • różnego rodzaju typy kontrahentów: np. Partner, Klient, Dostawca,
  • i każdy inny rodzaj informacji rzeczywiście występujący w organizacji.

Dzięki takiemu podejściu Unidoc umożliwia zbudowanie modelu aplikacji biorąc pod uwagę dokładnie takie rodzaje informacji, jakie występują w organizacji, a także ich dokładną strukturę, powiązania, formularze (np. formularz reklamacji) które należy wypełnić przy wprowadzeniu danego typu informacji oraz widoki związane z zarządzaniem danym typem informacji (np. moje otwarte oferty).

W ten sposób Unidoc umożliwia szybkie stworzenie biznesowo zorientowanej aplikacji, dostosowanej pod klienta, zarządzającej różnego rodzaju informacją rzeczywiście funkcjonującą w organizacji, w odróżnieniu od podejścia repozytorium: czyli zarządzania Plikami i Folderami.

Unidoc to zatem o wiele więcej niż repozytorium – jest to z jednej strony aplikacja udostępniająca biznesowe funkcje pracy grupowej dla biznesu, a z drugiej strony platforma na której można zbudować/skonfigurować dedykowaną aplikację dla danej branży lub klienta do zarządzania konkretnego rodzaju ustrukturyzowaną informacją.

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50