Praktyczne zastosowania systemu

System UNIDOC nie jest ograniczony do zastosowania w konkretnych przypadkach lub dla konkretnych branż. Każda firma, która chce poprawić sposób funkcjonowania, a przy tym zmniejszyć koszty wewnętrznych działań lub zyskać narzędzie szybkiego dostępu do dowolnych zgromadzonych przez nią danych, odniesie korzyści z jego wdrożenia. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów zastosowania systemu.

• Obieg korespondencji
  Pracownicy kancelarii (system dopuszcza wielu pracowników oraz wiele kancelarii) mogą zarejestrować w księdze wejścia każdą korespondencję przychodzącą w postaci elektronicznej z faksu lub skanera i dodatkowo opisać ją formularzem. Korespondencję przychodzącą będzie można posegregować według…
• Obsługa procesu sprzedaży
  W firmach, w których realizacja zamówienia klienta odbywa się przy zaangażowaniu większej liczby pracowników, dzięki systemowi UNIDOC można zautomatyzować i przyspieszyć ten proces. System obsłuży i automatycznie zarchiwizuje złożone zamówienie od momentu jego wpłynięcia…
• Archiwizacja faktur kosztowych
  Każda firma otrzymuje faktury kosztowe, które zazwyczaj są przechowywane w formie papierowej a dostęp do informacji w nich zawartych - zwłaszcza informacji w postaci zestawień - jest utrudniony. Dzięki systemowi UNIDOC każda faktura może zostać zarchiwizowana w postaci elektronicznej w systemie…
• Zarządzanie przetargami
  Kiedy firma startuje do przetargu, musi zazwyczaj skompletować i stworzyć dużą ilość dokumentów, a także wymienić z kontrahentem mnóstwo korespondencji w oficjalnej, papierowej formie. System UNIDOC może stanowić repozytorium wszystkich niezbędnych dokumentów wymaganych przez…
• Obsługa reklamacji klientów
  UNIDOC pozwala na zarządzanie procesami przyjmowania i obsługi reklamacji oraz innych zgłoszeń klientów. Zgłoszenia od klientów mogą być przyjmowane zarówno w formie pisma (listu), faksu, e-mail, lub ustnie w punkcie obsługi klienta (co wymaga wprowadzenia do systemu – przyjazny…
• Zarządzanie terminami ważności
  Firmy, które muszą utrzymywać dużą ilość ważnych pozwoleń lub licencji (np. budowlanych) mogą w systemie zbudować bazę tych dokumentów. Dzięki możliwości filtrowania danych będzie można łatwo zdefiniować widoki prezentujące dokumenty przeterminowane, lub takie, które należy w bie…
• Zgłoszenia i usterki
  W firmie obsługującej usterki (lub inne zdarzenia) u swoich klientów, w systemie będzie można zbudować bazę usterek. Pracownicy będą mogli wprowadzać usterki z różnych źródeł - zgłoszone np. telefonicznie, mailem lub za pomocą formularza na stronie internetowej. Każda z usterek…
• Zarządzanie bazą urządzeń
  Firmy świadczące usługi serwisu urządzeń często zobowiązane są do wykonywania przeglądów serwisowych w określonych odstępach czasu u swoich kontrahentów. System UNIDOC pozwoli im na przechowywanie i zarządzanie bazą obsługiwanych urządzeń, a także na łatwe wyszukiwanie urządzeń w bazie…
• Zarządzanie cyklem życia
  W złożonych organizacjach istnieją często sformalizowane procedury postępowania z dokumentami różnych typów. Przykładem takich dokumentów mogą być procedury i dokumenty ISO, które posiadają ustalony czas ważności i zasady ich odnawiania i audytowania. Osoby zajmujące się…