Zarządzanie cyklem życia dokumentu

W złożonych organizacjach istnieją często sformalizowane procedury postępowania z dokumentami różnych typów. Przykładem takich dokumentów mogą być procedury i dokumenty ISO, które posiadają ustalony czas ważności i zasady ich odnawiania i audytowania. Osoby zajmujące się takimi dokumentami często wspomagają się w pracy różnymi metodami, na przykład poprzez wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych, co staje się bardzo nieefektywne przy pewnej skali złożoności problemu.

Dzięki UNIDOC umożliwia zarządzanie cyklem życia takich dokumentów stanie się bardzo łatwe. Przede wszystkim wszystkie dokumenty w aktualnych wersjach będą trzymanie w jednym miejscu - rejestrze dokumentów, przez co będzie można łatwo wyszukiwać je i monitorować. Każdy z dokumentów będzie posiadał specjalnie zaprojektowany formularz - np. określający kto jest za niego odpowiedzialny, oraz graniczne terminy ważności.

Dokumentom będzie można przydzielić dowolnie listę stanów w których mogą się znajdować (np. aktualny, przeterminowany, w aktualizacji). Dzięki możliwości tworzenia dowolnych widoków w systemie osoba zarządzająca dokumentami będzie mogła skorzystać z podręcznych widoków prezentujących jej dokumenty w różnych stanach (np. Dokument aktualne, Dokumenty wymagające wkrótce aktualizacji itp.). Pozwoli to na łatwy nadzór nad zbiorem dokumentów.

Dzięki automatycznym przypomnieniom istnieje także możliwość nałożenia przypomnień na daty zawarte w dokumencie. Np. przypomnienie można skonstruować w ten sposób, że pracownik odpowiedzialny za dokument otrzyma mailem informację o konieczności aktualizacji dokumentu na dwa tygodnie przed zakończeniem jego daty ważności.

Dodatkowe wykorzystanie silnika procesów biznesowych do zarządzania cyklem życia dokumentu, pozwoli na dodatkową automatyzację i eskalację zdarzeń. Przykładowo proces można skonfigurować następująco:

  • dokument w stanie "aktualny" jest pokazywany w widoku "Dokumenty aktualne",
  • na miesiąc przed wygaśnięciem właściciel dokumentu otrzymuje informację o konieczności aktualizacji dokumentu mailem; dokument otrzyma status "w aktualizacji" i przejdzie do widoku "Dokumenty w aktualizacji",
  • na tydzień przez wygaśnięciem, jeśli dokument nie zostanie jeszcze zaktualizowany, zarówno pracownik odpowiedzialny za dokument jak i osoba nadzorująca otrzymają informację mailową o konieczności aktualizacji dokumentu,
  • w momencie przekroczenia terminu ważności proces zmieni stan dokumentu na "przeterminowany" i dokument przejdzie do widoku "Dokumenty nieaktualne"; w takim przypadku proces wyśle ponowne powiadomienie do osoby odpowiedzialnej, a następnie będzie wysyłała powiadomienia co tydzień do czasu zaktualizowania dokumentu lub odesłania go do archiwum przez osobę nadzorującą.
UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50