Zarządzanie procedurą przetargową

Kiedy firma startuje do przetargu, musi zazwyczaj skompletować i stworzyć dużą ilość dokumentów, a także wymienić z kontrahentem mnóstwo korespondencji w oficjalnej, papierowej formie. System UNIDOC może stanowić repozytorium wszystkich niezbędnych dokumentów wymaganych przez Zamawiających w postępowaniach przetargowych (np. odpis z KRS, zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami, zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu za składkami na ubezpieczenie społeczne, zaświadczenie o niekaralności osób z Krajowego Rejestru Karnego) oraz automatycznie przypominać i informować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem o upływającym terminie ważności danego dokumentu.

Dzięki systemowi UNIDOC wszystkie dokumenty związane z procedurą przetargową będą dostępne w jednym miejscu dla wielu pracowników w tym samym czasie. Łatwo będzie można również zarządzać przychodzącą i wychodzącą korespondencją, bez potrzeby obsługi jej papierowej formy. Cała korespondencja dotycząca przetargu może być obsługiwana przez kancelarię, natomiast pracownicy uczestniczący w procedurze mogą operować wyłącznie na elektronicznych wersjach dokumentów.

Dzięki funkcji łączenia dokumentów w sprawy każdy z pracowników będzie miał dostęp do historii korespondencji związanej z daną procedurą przetargową, zarówno w czasie realizacji przetargu, jak i w przypadku konieczności dostępu do danych historycznych.

Obsługę procesu przetargowego będzie można można podzielić na etapy (np. budżetowanie, decyzja, ofertowanie) i przypisać pracowników odpowiedzialnych do każdego etapu. Dzięki rejestrowi przetargów łatwo będzie można wyświetlić wszystkie aktualnie prowadzone w firmie procedury przetargowe, sprawdzić na jakim etapie się znajdują oraz kto bierze w nich udział.

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50