Przyjmowanie i obsługa reklamacji klientów

UNIDOC pozwala na zarządzanie procesami przyjmowania i obsługi reklamacji oraz innych zgłoszeń klientów. Zgłoszenia od klientów mogą być przyjmowane zarówno w formie pisma (listu), faksu, e-mail, lub ustnie w punkcie obsługi klienta (co wymaga wprowadzenia do systemu – przyjazny interfejs użytkownika sprawia, że czas potrzebny na zarejestrowanie takiego zgłoszenia jest ograniczony do minimum, co pozwala na ewidencję reklamacji na bieżąco). System umożliwia monitorowanie statusu i terminów zleconych zadań związanych z procesem obsługi reklamacji.

System, w przypadku zbliżania się terminu wykonania zadania, automatycznie generuje przypomnienia (monity), a w razie przekroczenia terminu, powiadomienia (alerty) do określonych osób. UNIDOC pozwala na generowanie, z poziomu systemu, całej dokumentacji korzystając z dowolnych szablonów zgłoszeń, pism, umów (projektowanych pod indywidualne potrzeby klienta) opracowanych na bazie Microsoft Office lub OpenOffice i zapisanych w systemie UNIDOC.

Użycie dynamicznych pól w szablonach tworzonej korespondencji, zgłoszeń i pism w oparciu o MS Office i Open Office, znacząco przyśpiesza proces tworzenia odpowiedzi na zgłoszenia klientów, czyniąc pracę z systemem jeszcze bardziej efektywną i przyjazną.

Dzięki wbudowanemu repozytorium (bazy danych) dokumentów, wszyscy pracownicy, zaangażowani w daną sprawę, pracują na jednej i tej samej kopii dokumentu, co eliminuje przypadkowe omyłki związane z wysłaniem do klienta niewłaściwej wersji pisma np. przed uzyskaniem autoryzacji przełożonego. Elastyczny mechanizm tworzenia dowolnych widoków (zestawień oraz raportów w zależności od typu sprawy – usterki, reklamacji) czyni, że odnalezienie dokumentu pośród dziesiątek czy setek a nawet tysięcy spraw jest bardzo proste.

Każda zmiana w systemie związana z daną sprawą, jak również modyfikacje treści dokumentów MS Office lub Open Office (poszczególne wersje dokumentów) są monitorowane i zapisywane w postaci niemodyfikowalnego logu sprawy.

UNIDOC Sp. z o.o. Jagiellońska 103 85-027 Bydgoszcz
tel. +48 503 180 186 tel. +48 52 522 21 50